Organisation (2/5): Planung ist die halbe Miete
Ihr habt eine gute Idee für eine Schulaktion und fragt euch jetzt, wie und wo ihr mit der Planung anfangen sollt? Eine gute Projektorganisation ist die halbe Miete!
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Herzlichen Glückwunsch: Ihr habt bereits eure Aktionsidee und die Ziele definiert und startet jetzt mit Schritt 2, der Projektorganisation.
Im Folgenden erfahrt ihr mehr über die einzelnen Punkte, die bei der Vorbereitung eine große Rolle spielen.
In der Übersicht der 5 Planungsschritte seht ihr, wo ihr steht und könnt jederzeit vor- und zurückspringen.
1/5: Projektbeschreibung – Definiert eure Ziele
2/5: Organisation – Planung ist die halbe Miete
3/5: Medienarbeit – Macht eure Aktion bekannt
TEAMARBEIT
Teamarbeit ist wichtig, denn 1 + 1 = 3. Wenn ihr zu zweit oder dritt zusammenarbeitet, schafft ihr mehr. Außerdem: wer kann schon an zwei oder drei verschiedenen Orten gleichzeitig sein? Wenn eine Person von der Presse da ist und gerade die Technik versagt, dann müsst ihr euch aufeinander verlassen können – das funktioniert am besten, wenn ihr die Rollen klar verteilt. Daher solltet ihr euch überlegen, welche Teams ihr benötigt und wer in welches Team möchte und auch passt. Jedes Team, das mehr als vier Personen hat, sollte einen Sprecher oder eine Sprecherin bestimmen, damit die Teams untereinander einen guten Austausch hinbekommen.
Beispielsweise könnt ihr ein Eventteam, ein Auf- und Abbauteam, ein Medienteam und ein Technikteam gründen. Möchtet ihr die Presse ansprechen, dann gründet auf jeden Fall noch ein Presseteam. Der Sprecher oder die Sprecherin sind in diesem Fall auch der/die Pressesprecher*in. Möchte keiner von euch Pressesprecher*in sein, dann fragt doch euren Lehrer oder eure Lehrerin. Sie unterstützen euch bestimmt gerne. Versucht euch regelmäßig über die Fortschritte der einzelnen Teams zu informieren, so dass jede*r immer den aktuellen Stand der Aktion kennt.
AKTIONSPLANUNG
Klärt die organisatorischen W’s: Was? Wann? Wie lange? Wie? Womit? Wo? Überprüft auch immer wieder, ob eure Planung weiterhin mit eurer Projektbeschreibung übereinstimmt! Ansonsten müsst ihr Anpassungen vornehmen.
Im Folgenden findet ihr eine kleine Checkliste, mit allen wichtigen Punkten, die es bei der Organisation einer Schulaktion zu beachten gibt.
Hier findet ihr die Checkliste zum Download und Ausdrucken (xls.-Datei, Download startet automatisch).
FINANZIERUNG
Eine Aktion plant sich meistens nicht alleine und auch nicht ohne Kosten – Materialien oder auch die Bewirtung müssen zum Teil im Voraus bezahlt werden. Legt euch daher einen Kostenplan an. Ihr wisst ja nun, welche Materialien ihr benötigt. Recherchiert online nach den Preisen und notiert euch diese in eurer Liste.
Informiert euch auch, welche Kosten von eurer Schule übernommen werden können. Können Eltern Leihgaben geben? Gibt es potenzielle Sponsor*innen oder Partner*innen, zum Beispiel Geschäfte oder Firmen in eurer Stadt/eurem Dorf?
Kostenplan zum Download und Ausdrucken (xls.-Datei, Download startet automatisch).
Hier findet ihr einen beispielhaftenPARTNER*INNEN
Nehmt Kontakt zu potenziellen Unterstützer*innen auf! Am besten schickt ihr ihnen eine Kurzbeschreibung eures Vorhabens mit einem vorläufigen Ablaufplan und schildert ihnen möglichst konkret, was ihr von ihnen wollt. Vielleicht gibt es Unternehmen in eurer Nähe, die sich sozial engagieren? Viele lokale Unternehmen unterstützen gerne engagierte Schüler*innen. Seien es Geld- oder Sachspenden, meistens gibt es immer eine Art der Unterstützung.
Im Gegenzug könnt ihr dem Unternehmen anbieten, ihr Logo gut sichtbar bei der Veranstaltung anzubringen oder euch öffentlich bei dem Unternehmen zu bedanken. Auch könnt ihr lokale Organisationen ansprechen oder ihr findet durch eine Recherche Personen, die sich auch mit eurem Aktionsthema intensiv beschäftigen? Wichtig ist, dass ihr euch die Unterstützung eurer Schulleitung zusichert.
FÜR DEN AKTIONSTAG
Nun solltet ihr mit der Planung soweit sein, dass ein detaillierter Ablaufplan erstellt werden kann. Stellt euch die Aktion einmal vor eurem geistigen Auge vor. Habt ihr eine genaue Vorstellung, wie der Ablauf genau sein könnte?
Erstellt einen Einsatzplan sowie eine Personalliste mit den wichtigsten Telefonnummern (Ansprechpartner*in für die Presse, Technik etc.). Überprüft am Aktionstag selbst auch noch einmal die Technik – ihr wollt sicher keine bösen Überraschungen erleben!
Fertig mit der Organisation? Dann macht weiter mit Schritt 3, der Medienarbeit.
Ihr habt noch Fragen?
Ihr habt Fragen zu einzelnen Planungsschritten oder den Aktionsmaterialien? Kontaktiert uns, wir unterstützen euch gerne.